Para a execução das atividades do NITE, alguns processos são desenvolvidos e algumas etapas seguidas. Com o intuito de obter a concessão de patentes de invenção e de modelo de utilidade, registro de marcas e programas de computador, bem como as demais atividades desenvolvidas, tem- se como base a Lei da propriedade Intelectual e também as resoluções do Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI.
As rotinas administrativas podem ser classificadas simplificadamente em:
1. Atendimento ao Público – Reuniões e discussões: O atendimento ao pesquisador, aluno, professor e inventor independente e feito no NITE mediante a agendamento prévio, para que a equipe técnica se informe melhor acerca de detalhes da tecnologia. Nessa reunião há uma discussão sobre o tema proposto, esclarecimentos e trocas de informações referentes à detalhes técnicos, procedimentos de sigilo, termos, contratos possíveis parcerias e colaborações.
2. Para melhor orientação do pesquisador, há um questionário que é disponibilizado a fim de obter mais informações sobre o que se deseja proteger, bem como detalhes de participação dos inventores, colaborações, fontes de financiamento, possibilidades de licenciamentos, etc.
3. Buscas no estado da técnica e da arte - Há novidade? A tecnologia apresentada é inventiva? Após entrega do questionário são efetuadas buscas em diversas plataformas de conhecimento científico e tecnológico gratuitas e pagas. Para o depósito de patentes, registro de marcas, programas de computador e desenho industrial, é verificado a anterioridade, ou seja, se já existe algum registro ou depósito que quebre a novidade, atividade inventiva do que se pretende proteger, ou mesmo se há a menção de detalhes técnicos que comprometam um futuro depósito da tecnologia pleiteada.
4. Redação do documento: Quando finalizada a busca e há a conclusão positiva sobre a patenteabilidade da tecnologia apresentada ao NIT, se inicia a elaboração de um documento, o qual é composto por: Relatório Descritivo, Reivindicações, Resumo, Figuras e Sequências genéticas (quando necessário), e a adequação às normas e exigências do INPI. Neste caso foi utilizado o exemplo de patentes, entretanto é necessário observar especificações para cada tipo de proteção.
5. Pagamentos de taxas: No decorrer do processo para se fazer o depósito e registros, bem como mantê-lo ativo, pedir a avaliação da patenteabilidade no INPI, algumas taxas devem ser pagas:
Patentes
- Taxa de depósito;
- Pedido de exame;
- Anuidades de pedido de patente;
- Certificado de Adição de Invenção;
- Cumprimento de exigências (quando houver);
- Concessão de Carta Patente;
- Anuidade de Patente concedida;
- Etc.
Marcas
- Pedido de Registro de Marca;
- Cumprimento de exigências (quando houver);
- Decênio;
- Etc.
Programas de computador
- Pedido de Registro (código-fonte ou código-objeto);
- Cumprimento de exigências (quando houver);
- Etc.
6. O pagamento da retribuição deverá ser feito de acordo com a tabela de retribuições dos serviços prestados pelo INPI, de acordo com a resolução nº 66/2013.
7. Depósito: O pedido pode ser feito por meio eletrônico, em papel, na sede do INPI (Rio de Janeiro) ou em suas filiais. Também pode o pedido ser encaminhado via postal, em envelope A4, com aviso de recebimento.
8. Acompanhamento da Revista de Propriedade Industrial (RPI): Para verificar o andamento do depósito é necessário o acompanhamento da RPI, disponível no site do INPI. A RPI é o único órgão autorizado a publicar os atos, despachos e decisões relacionadas às atividades, sendo publicada no site geralmente toda terça feira.
9. É realizada uma pesquisa, com palavras-chave que fazem menção a universidade. As publicações podem ser referentes à depósitos, publicações do pedido, anuidades, pedido de exame, exigências técnicas e formais, arquivamentos, entre outros.
10. Cumprimento de exigências: As exigências são publicadas na RPI e possuem prazos definidos pelo instituto para serem cumpridas. Dessa forma, o responsável da equipe que irá desenvolver o trabalho se baseará no parecer técnico que também é publicado no site do INPI, em e-parecer e entrará em contato com a equipe de inventores para que uma resposta seja providenciada em cumprimento das possíveis exigências.